Yhteisöohjautuvat organisaatiot pohjautuvat valta- ja vastuuhierarkian sijaan siihen, että asioita hoidetaan vertaispohjaisesti ja yhdessä. Siirtyminen pois perinteisestä johtamismallista voi olla radikaali muutos koko organisaatiolle. Yhteisöohjautuvuutta voi kuitenkin kehittää myös perinteisen hierarkian rinnalla, muistuttaa työyhteisökehittäjä Perttu Salovaara ja avaa esimerkkinä Oulun kaupunginkirjastossa paraikaa tapahtuvaa kehittämistyötä.
Monet kyselyt ovat osoittaneet, että nykyisessä työelämässä on jotain valuvikaa. Työhön sitoutuminen on heikentynyt, eikä työelämä tunnu vastaavan ihmisten toiveita. Väitän, että yksi syy tähän on yli sata vuotta sitten kehitetty hierarkkinen johtamismalli, josta on tullut normi, mutta joka ei enää vastaa aikamme tarpeisiin.
Kun ihmisten mahdollisuutta tehdä omaa työtään koskevia päätöksiä kavennetaan, eivät he jaksa vaikuttaa yhteiseen päätöksentekoon muissakaan asioissa. Vanhan, hierarkioihin pohjaavan johtamiskulttuurin on muututtava. Tämä on nähtävissä myös uusissa johtamisteorioissa, joissa painotetaan sitä, että johtajuus muodostuu yhteisen tekemisen tuotoksena. Olemme siirtymässä johtajakeskeisistä malleista työyhteisön toimintaa mahdollistavaan johtajuuteen.
Ns. yhteisöohjautuvat organisaatiot pohjautuvat valta- ja vastuuhierarkian sijaan siihen, että asioita hoidetaan vertaispohjaisesti, yhdessä. Yhteisöohjautuvuus lähtee ajatuksesta, että ihmiset voivat yhdessä muokata työtään ja toimintatapojaan. Tämä ei tapahdu pelkästään itseohjautuvasti ”yksin”, vaan yhdessä oman tiimin kanssa.
Kun jollakulla tulee idea tehdä asioita toisin, on takana toive siitä, että asioita voisi tehdä paremmin. Yhteisöohjautuvuuden ajatus on, ettei kukaan jää pohtimaan tai tekemään epäkohdalle yksin jotain, vaan koko yhteisö voi ruokkia asiaa eteenpäin. Työyhteisö voi parviälyään käyttämällä – ilman siiloja – ratkaista vastaan tulevia ongelmia. He voivat siis toimia ilman, että tarvitsee jäädä odottamaan pomon puuleimaa.
Esihenkilöiden tehtäväksi jää varmistaa, että yhteiset pelisäännöt, rakenteet ja yhdessä sovitut toimintatavat pelaavat niin, että kaikki osaavat toimia odotusten mukaisesti ja saadaan hyvää työtä tehtyä. Näin yhteisöohjautuvuus toimii perinteisen hierarkian rinnalla.
Yhteisöohjautuvuuteen panostaminen kannattaa, koska se lisää työn imua, tukee sitoutumista sekä lisää organisaation ketteryyttä muutostilanteissa ja kehittää näin resilienssiä. Samalla se purkaa perinteisiä hierarkioita, jotka lataavat paljon odotuksia ja tehtäviä esihenkilöroolissa oleville. Jopa niin paljon, että roolia voi pitää joskus epäinhimillisinä.
Olen kevään 2023 aikana ollut mukana Oulun kaupunginkirjaston hankkeessa, jonka yhtenä tavoitteena oli tukea kaupunginkirjastoa yhteisöohjautuvan työtavan kehittämisessä. Lähtötilanne oli kiehtova, koska perinteisesti kirjastoalalla on ollut melko jäykkä osastorakenne. Oulun pääkirjastossa eri osastot – lastenosasto, musiikki, lainauspalvelut ja aikuisten tietopalvelu – sekä fyysiset kerrokset loivat eriytymistä. Hierarkiaa synnyttivät myös kirjastonhoitajien ja kirjastovirkailijoiden eri koulutustaustat ja erilaiset tehtävänkuvat.
Yhteisöohjautuvuuden kehittämiseen kuitenkin suhtauduttiin positiivisesti. Kuten Oulun kaupunginkirjaston palvelupäällikkö Isa Kotilaine sen tiivisti: “Termi osuu kirjastolle hyvin. Kirjastotyö on luonteeltaan yhteistyötä; me teemme porukalla, jaamme tehtäviä ja olemme asiakaspalvelussa rinta rinnan.”
Kirjastotyö on luonteeltaan yhteistyötä; me teemme porukalla, jaamme tehtäviä ja olemme asiakaspalvelussa rinta rinnan.
Oulun kaupunginkirjastossa yksi kimmoke laajemmalle yhteistyön kehittämiselle tuli pääkirjaston remontin myötä. Uuteen keskustakirjastoon haluttiin uudenlainen työ- ja toimintakulttuuri. Kun remontti alkoi, suuri kysymys oli: jos ja kun henkilöstö saisi itse laajemmin päättää omista toimintatavoistaan, millainen työkulttuurista tulisi?
Yhdeksän kuukauden pituinen hanke aloitettiin lokakuussa 2022 ja toimintaa pilotoitiin keväällä 2023. Uutta toimintatapaa kokeiltiin Pekurin väistötilassa, joka avattiin Oulun ydinkeskustaan Stockmannin entisiin tiloihin. Pekurin henkilöstölle pidettiin kolme suunnittelupäivää, joissa tehtävänä oli miettiä ja suunnitella kirjastoa. Vaikka henkilöstöllä oli perustyön ohella rajoitetusti aikaa käytössä suunnitteluun, he pääsivät vaikuttamaan palvelujen suunnitteluun, aineiston sijoitteluun ja oman työn organisointiin.
Kokeilujen myötä Oulun kaupunginkirjastossa päätettiin siirtyä yhteisöohjautuvampiin toimintatapoihin koko organisaatiossa. Kaikissa lähi- ja aluekirjastoissa henkilökunnan yhteisöohjautuvasti päätettäviksi siirrettiin muun muassa seuraavat asiat:
Varsinainen yhteisöohjautuvuuteen siirtyminen on Oulussa alkamassa syksyllä 2023. Siihen kuuluu muun muassa yhteisöohjautuvuuden verkkokurssi, yhteisiä suunnittelusessioita ja askelittain etenemistä.
Oulussa henkilöstö on jo pitkään toivonut, että heitä kuunneltaisiin enemmän päätöksenteossa. Yhteisöohjautuvuuden edistäminen nähtiin myös ratkaisuna tähän. Muutos ei kuitenkaan tapahdu hetkessä. Menee jonkin aikaa, ennen kuin kaikki sisäistävät, että asioista voi päättää itse.
“Loppujen lopuksi monet asiat hoidetaan keskenään kuitenkin sujuvammin, koska ihmiset tuntevat oman työnsä”, summasivat hankkeessa kaupunginkirjastoa edustaneet Isa Kotilaine ja Saana Kaleva-Langinkoski kokemustaan.
Kirjoittaja: Perttu Salovaara
Perttu Salovaara (FT, Helsingin yliopiston dosentti) on organisaatiokonsultti ja työyhteisöiden kehittäjä. Hän on erikoistunut muutosjohtamisen tukemiseen sekä johtamisen, tiimityön ja itse- ja yhteisöohjautuvien organisaatioiden kehittämiseen. Muutoskonsultoinnin lisäksi Perttu on kirjoittanut kirjat Johtopäätös – Yhteisöt ja organisaatiot pomokulttuurin jälkeen (2022) ja Riisuttu organisaatio – Itseohjautuvuus ja monikollinen johtajuus maailmassa joka on kyllästynyt hierarkioihin (2018).
Ihmisen kokoinen esihenkilötyö: Miten tukea yhteisöohjautuvuutta työyhteisössä? -koulutus 12.9.2023 klo 14–16 verkossa
Kouluttajana Perttu Salovaara. Mukana myös Järvenpään varhaiskasvatusjohtaja Ulla Lehtonen kertomassa Järvenpään kokemuksia yhteisöohjautuvuuden kehittämishankkeesta. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan!
