Palvelumme → Jäsenyys → Jäsenten tietosuoja → Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä: Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry Osoite: Mikonkatu 8 A 00100 Helsinki Puhelin: 010 2310350 Sähköposti: jasenasiat@yka.fi Yhteyshenkilö: Simo Pöyhönen
Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n jäsenrekisteri
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröidyn (jäljempänä Jäsen) henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi. Lisäksi käyttötarkoituksena on päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).
Henkilötietojen pääasiallinen käsittelyperuste on yhdistyksen lainsäädännöllinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpano. Henkilötietoja käytetään myös jäsensuhteen hoitamiseen ja jäsenkokemuksen ja palveluiden kehittämiseen.
Jäsenten ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on Yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä jäsenen suostumus. Jäsenten terveystietojen käsittely perustuu jäsenen antamaan suostumukseen.
Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että jäsen voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti jäsenen oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.
Jäseniltä kerätään myös yksittäisiin palveluihin nimenomaisesti liittyviä tietoja, jotka voivat olla luonteeltaan arkaluonteisia. Tällaisia palveluita ovat mm. työoikeudelliset palvelut, edunvalvonta, urapalvelut, palkkaneuvonta ja muut vastaavat palvelut. Näihin tarkoituksiin kerättyjä tietoja käytetään vain palveluiden tuottamistarkoituksiin ja arkaluonteisiin tietoihin pääsyä on rajattu niihin henkilöihin, joilla on toimenkuvansa ja roolinsa puolesta tarve käsitellä tietoja.
Yhdistyksen jäsenrekisteriin ja palvelujärjestelmiin tallentuu tietoa myös jäsenen asioinnista, palveluiden käytöstä sekä palautteesta.
Käsiteltävät tiedot koostuvat jäsenten, jäsenyyttä hakevien ja entisten jäsenten seuraavanlaisista tiedoista:
Yhdistys kerää vain tietoja, joita tarvitaan jäsenen käsittelyssä sekä jäsenpalvelussa ja sen kehittämisessä. Seuraavana on listattu yleisimmät kerätyt tiedot. Listaus ei ole tyhjentävä.
Henkilötietoja kerätään jäseneltä itseltään sekä Postilta, pankeilta, työttömyyskassoilta, neuvottelujärjestöiltä ja muilta yhteistyökumppaneilta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi siltä osin, kun jäsen on antanut suostumuksensa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille:
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Tietojen säilytysajat on kuvattu yhdistyksen sisäisessä arkistointia koskevassa suunnitelmassa. Palvelutilanteessa kerätyt henkilötiedot ja viestintä säilytetään muutamista kuukausista enintään kymmenen vuoden ajan palveluprosessin päättymisestä, jotta jäsenellä on mahdollisuus palata viesteihin ja omiin tietoihinsa. Oikeusvaateen laatimisen vuoksi kerätyt henkilötiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan palvelutilanteen päättymisestä. Asiointia ja palvelunkäyttöä koskevat tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.
Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa jäsenen profilointia. Profiloinnin seurauksena jäsen saa hänelle paremmin kohdennettua viestintää ja palveluja.
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Paperiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Tietojärjestelmät, joissa tieto säilytetään, on teknisesti suojattu ja ne sijaitsevat lukitussa ja hyvin valvotussa tilassa. Tietoverkko on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Muiden, sopimuksen perusteella henkilötietoa käsittelevien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa velvoitetaan suojaamaan tiedot asianmukaisesti riskejä vastaavalla tavalla.
Varaamme oikeuden muokata ja päivittää selostetta esimerkiksi lainsäädännön ja siitä johtuvan käytännön muuttumisen vuoksi. Kulloinkin voimassa oleva seloste löytyy verkkosivuiltamme.
Jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
Jäsenen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää jäsentä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse YKAn tietosuojavastaavalle Marjut Soiniselle osoitteeseen tietosuojavastaava@yka.fi. Jäsen voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry Tietosuojavastaava Mikonkatu 8 A 9.krs 00100 Helsinki
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.6.2026.
