Det kan finnas personalrepresentanter i olika befattningar och roller på arbetsplatserna. Den vanligaste och kanske mest kända av dessa är förtroendepersonen. Gemensamt för dessa roller är att de personer som innehar dem väljs av de anställda och har personalens förtroende.
Personalrepresentanternas huvuduppgift är att erbjuda anställda som betalar förbundets medlemsavgift hjälp och trygghet i vardagen. I många fall ska personalrepresentanten också övervaka tillämpningen av det kollektivavtal som ska följas på arbetsplatsen. Personalrepresentanterna företräder också personalen i samarbetsförhandlingar. Dessa kan beröra både personalnedskärningar eller permitteringar och genomförandet av trevligare reformer, som t.ex. utveckling av ergonomin i arbetsgemenskapen.
– Det talas mycket om lokala förhandlingar och hur deras roll kunde förstärkas. Personalrepresentanterna har en betydande roll och ett stort ansvar i förhandlingarna, och detta ökar ytterligare om man förhandlar om olika saker ännu mer lokalt än tidigare, säger Nuutti Pursiainen, förhandlingschef för Högskoleutbildade samhällsvetare rf (YKA).
– Som någon slags positiv utveckling kan ses att personalrepresentantens roll alltmer håller på att förändras från daglig problemlösare och åskledare till utvecklare, säger Petri Toivainen, förhandlingschef för YKA.
Utbildning för personalrepresentanter tillhandahålls av både offentliga och privata förhandlingsorganisationer (FOSU (Juko) och YTN). Förutom grundläggande frågor, såsom innehåll i och ändringar av kollektivavtal, arbetsrätt och arbetarskydd, inriktas utbildningarna på förhandlingskompetens och förbättrad finansiell kompetens.
– Detta är förhandlingsorganisationernas uppgift, eftersom personalrepresentanterna i första hand fått sina mandat av förhandlingsorganisationerna, betonar Toivainen.
– Även YKA håller kontakt med personalrepresentanter som är förbundets medlemmar och stöder och hjälper dem att fullgöra sina uppgifter, tillägger Pursiainen.
Teemu Ihalainen, som är överinspektör vid Enheten för tillstånd och medborgarskap vid Migrationsverket (MIGRI), började sin karriär som personalrepresentant 2014.
– Jag hade ”smakat” på tanken att vara förtroendeman redan en tid, eftersom jag var intresserad av att få ett bredare perspektiv på Migrationsverkets verksamhet. När sedan en kandidat saknades i förtroendemannavalet 2014 meddelade jag vid valmötet att jag var tillgänglig för uppdraget som biträdande förtroendeman, säger Ihalainen.
Det mest givande med ett förtroendemannauppdrag är när man kan hjälpa en enskild medlem i en tvist som rör.
Ihalainen är inne på sin andra mandatperiod som huvudförtroendeman på MIGRI. Den senaste mandatperioden förseglades i januari 2019, så nyval väntar i början av nästa år. Ihalainen är villig att ställa upp igen för att fortsätta med sitt förtroendemannauppdrag.
Enligt Ihalainen är det mest givande med ett förtroendemannauppdrag när man kan hjälpa en enskild medlem i en tvist som rör till exempel medlemmens lön.
– Här har slutresultatet, dvs. att lönen höjs, en mycket konkret betydelse. Å andra sidan ger ett bra förhandlingsresultat med en arbetsgivare alltid tillfredsställelse.
Till förtroendemannens uppgifter hör även att ta itu med otrevliga frågor, såsom att delta i samarbetsförhandlingar som bedömer behovet av personalnedskärningar.
– Jag har deltagit i samarbetsförhandlingar som gällde permittering av hela organisationens personal hösten 2019. Jag var också med i samarbetsförhandlingarna om stängning av ett mottagningscenter.
Uppsägningarna undveks, men mottagningscentret stängdes. Lyckligtvis kunde ändå de anställda efter nedläggningen få jobb på andra MIGRI-kontor.
Med gemensamma spelregler har vi lyckats göra arbetet lättare för många.
Även om förhandlingarna fördes i konstruktiv anda i båda fallen, påpekar Ihalainen att personalorganisationerna i båda processerna kritiserade det faktum att beslut redan hade fattats före förhandlingarna.
– Till exempel hade beslutet att stänga mottagningscentret fattats innan samarbetsförhandlingarna inleddes. I allmänhet mottogs informationen för sent för att ge någon verklig chans att påverka slutresultatet, beklagar Ihalainen.
– Situationen är synnerligen vanlig även i andra organisationer, medger han.
Päivi Kiiskinen, Specialist vid SOSTE Finlands social och hälsa rf, har tidigare haft olika förtroendeuppdrag på YKA. Numera är hon särskilt intresserad av frågor som rör arbetslivet och främjande av välbefinnande på arbetsplatsen, som hon kan påverka i egenskap av personalrepresentant.
Kiiskinen anser att svårigheten i personalrepresentantens arbete är att de representerade personerna är mycket heterogena och de åsikter som ska förlikas mycket olika.
– I många fall måste vi avgöra vad personalens röst är genom majoritetsbeslut.
Som tillfredsställande upplever Kiiskinen att hon genom egna åtgärder lyckats påverka de anställdas välbefinnande – till exempel att genom praktiska lösningar göra personalens arbete smidigare.
– Olika team har tidigare haft olika praxis, och detta har orsakat förvirring. Med gemensamma riktlinjer och spelregler har vi lyckats göra arbetet lättare för många.
Och hur har coronavåren påverkat utförandet av personalrepresentantens uppgifter och hennes ansvarsområden?
Enligt Kiiskinen gavs instruktioner om distansarbete i hennes organisation redan 2018, så det var lätt att anpassa sig till vårens distansarbete. I den nya situationen har det varit svårare att lösa bland annat hur man upprätthåller kommunikationen med sin chef och sina kolleger.
– Praktiska frågor som rör lunchförmånen har också diskuterats med de anställda, då det fanns en hel del lunchställen stängda, särskilt under våren. Nu på hösten, när coronavirussituationen fortsätter, har frågor som rör allmänt välbefinnande på jobbet och ergonomi tagits upp och förts vidare, betonar Kiiskinen.
Valet av personalrepresentanter regleras antingen i lag eller i gällande arbets- eller kollektivavtal.
