Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry - Työntekijän sähköpostiviestin suoja

15.1.2022

Työntekijän sähköpostiviestin suoja

Työntekijöihin kohdistuvan sähköpostin ja muun tietoverkon käyttö sekä työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely kuuluvat yhteistoimintalaissa tarkoitetun vuoropuhelun sekä yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetussa laissa ja työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnassa ja hyvinvointialueella annetussa laissa tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin. Muissa kuin yhteistoimintalainsäädännön piiriin kuuluvissa yrityksissä ja julkisoikeudellisissa yhteisöissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi edellä mainituista asioista.

Edellä mainitun menettelyn jälkeen työnantajan on määriteltävä työntekijöihin kohdistuvan teknisin menetelmin toteutetun valvonnan käyttötarkoitus ja siinä käytettävät menetelmät sekä tiedotettava työntekijöille valvonnan tarkoituksesta, käyttöönotosta ja siinä käytettävistä menetelmistä sekä sähköpostin ja tietoverkon käytöstä.

Työnantajan huolehtimisvelvollisuus

Työnantaja ei voi hakea esille ja avata työntekijän sähköpostiviestejä, ellei työnantaja sitä ennen ole huolehtinut siitä, että

työntekijä voi käytettävän sähköpostijärjestelmän avulla lähettää viestin lähettäjälle ilmoituksen poissaolostaan ja sen kestosta sekä tiedon henkilöstä, joka hoitaa poissaolevalle työntekijälle kuuluvia tehtäviä tai
työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan tähän tehtävään hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössään olevaan työnantajan hyväksymään osoitteeseen tai
työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa tämän valitsema työnantajan tähän tehtävään hyväksymä henkilö voi ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko työntekijälle lähetetty viesti, joka on selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto.

Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien esille hakeminen

Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien esille hakeminen tapahtuu aina tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla. Tällöin työnantajalla on oikeus tutkia viestin lähettäjää, vastaanottajaa ja viestin otsikkoa koskevia tietoja. Näiden tietojen avulla työnantajan on pääteltävä, onko työntekijälle lähetetty tämän poissa ollessa tai onko työntekijä välittömästi ennen poissaoloaan lähettänyt tai vastaanottanut työnantajalle kuuluvia viestejä, joista työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto.

Työntekijän sähköpostiviestien esille hakeminen edellyttää kuitenkin aina, että

työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville,
työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu,
työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään ja työnantajalle kuuluvia viestejä ei voida saada työnantajan käyttöön siitä huolimatta, että yllä kuvattu huolehtimisvelvollisuus on täytetty, ja
työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.

Jollei viestin esille hakeminen johda viestin avaamiseen, on siitä laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, miksi viestiä on haettu, hakemisen ajankohta ja sen suorittajat. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle. Viestin lähettäjätietoja, vastaanottajatietoja tai otsikkotietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin on välttämätöntä viestin esille hakemisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien avaaminen

Jos sähköpostiviestin lähettäjää, vastaanottajaa tai otsikkoa koskevan tiedon perusteella on ilmeistä, että työntekijälle lähetetty tai työntekijän lähettämä viesti on selvästi työnantajalle kuuluva viesti, josta työnantajan on toimintansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto, sähköpostiviestin saa avata. Viestin avaa tällöin aina tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävä henkilö toisen henkilön läsnä ollessa.

Viestin avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat ja kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle. Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

Työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta lain vastaisesti hakee esille tai avaa työntekijälle lähetetyn tai työntekijän lähettämän viestin voidaan tuomita lain rikkomisesta sakkoon.

Lainkohdat: Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 6 ja 7 luku sekä laki yhteistoiminnasta yrityksissä 2 luku 12 § 3 kohta

Opas päivitetty 29.6.2023

Lue myös

Työntekijän sähköpostiviestin suoja

Työnantajan huolehtimisvelvollisuus

Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien esille hakeminen

Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien avaaminen

Lue myös

Harjoittelu- ja kesätyöopas

YKAn työelämäopas

Johtajasopimusopas