Palkkaepäselvyyksien ratkaisemisessa olennaisessa asemassa on työaikakirjanpito. Työaikakirjanpitovelvollisuus on lain työnantajalle asettama vaatimus pitää kirjaa työntekijöittäin toteutuneista työajoista.
Arto Vainio varatuomari ja asianajaja, erikoistunut työoikeuteen
Työnantajan on kirjattava totuudenmukaisesti työntekijöittäin kaikki tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset. Kirjanpitoon on merkittävä säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut rahalliset korvaukset tai annetut vapaat. Asianmukaisesti pidetty työaikakirjanpito onkin siitä ilmenevien tietojen vuoksi ensisijainen apu- ja todisteluväline palkkariidoissa, erityisesti työaikaan perustuvia saatavia koskevissa oikeudenkäynneissä.
Työnantajan on vaadittaessa esitettävä työaikakirjanpito. Näin käytännössä sen vuoksi, että työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen velvollisuus, koska työntekijöillä ei pääsääntöisesti ole hallussa ja pääsyä työantajan työaikakirjanpitoon. Valitettavan usein työaikakirjanpito on kuitenkin kokonaan tai osittain laiminlyöty tai siinä on merkittäviä puutteellisuuksia. Kun työantaja ei pysty esittämään asianmukaista ja luotettavaa työaikakirjanpitoa, oikeudenkäynnissä nousevat työntekijän esittämät selvitykset ja tekemät muistiinpanot tehdyistä työtunneista tärkeään, usein jopa ratkaisevaan asemaan, sikäli kuin sellaisia on. Työntekijöillä ei ole lakiin perustuvaa velvollisuutta kirjata työaikojaan. Usein työntekijät ovat kuitenkin varmuuden vuoksi pitäneet omaa työaikakirjanpitoaan, esimerkiksi merkitsemällä päivittäiset työaikansa kalentereihin tai excel-taulukkoon. Työaikojen ylös kirjaaminen onkin suositeltavaa, sillä kun työnantajan työaikakirjanpito on laiminlyöty, tuomioistuimet luottavat yleensä työntekijän esittämiin selvityksiin työtunneistaan.
Työaikasaatavia koskevissa jutuissa osapuolten välillä on usein erimielisyyttä siitä, onko erilaisiin lisiin oikeuttavaa työtä, esimerkiksi ylityötä, syntynyt ja kuinka paljon. Tehtyjen tuntien määrät periaatteessa pitäisi selvitä asianmukaisesti pidetystä työaikakirjanpidosta. Vaikka työntekijän tosiasiallisesti tekemä työaika olisi riidaton ja lähtökohtaisesti esimerkiksi lisä- ja ylityökorvaukseen oikeuttavaa, riitaa voi kuitenkin olla siitä, onko kyseessä olevassa tapauksessa työnantajan korvattavaa lisä- tai ylityötä syntynyt.
Työaikalain perusteella korvattavuuden edellytyksenä on, että lisä- ja ylityö on tehty työnantajan aloitteesta. Työnantajan aloite voi olla nimenomainen määräys, pyyntö tai hiljainen suostumus. Esimerkiksi kun työnantaja saattaa työntekijän työmäärän sellaiseksi, ettei työntekijän ole käytännössä mahdollista hoitaa töitä säännöllisen työajan puitteissa ja työnantaja on tietoinen ylitöiden kertymisestä, ylityön tekemiselle katsotaan olleen työantajan hiljainen suostumus. Työnantajan hiljaista suostumusta ja tietoisuutta voi osoittaa se, että työntekijä on maininnut työmääristään ja niiden synnyttämästä ylityötarpeesta työnantajalle tai tämän edustajalle, mutta nämä eivät ole kieltäneet tai muutoinkaan puuttuneet asiaan. Kun ylitöiden kertyminen on todistettavasti tuotu työnantajan tietoon, mutta tämä ei ole asiaan puuttunut, työnantajan katsotaan hiljaisesti hyväksyneen lisä-/ylityöt. Tällöin työntekijällä on oikeus säädettyihin ylityö- ynnä muihin lisiin. Jos työntekijä sitä vastoin tekee ylitöitä oma-aloitteisesti ja työnantajan tietämättä tai vastoin työnantajan asettamia kieltoja ja rajoituksia, työnantajalla ei ole velvollisuutta maksaa ylityökorvauksia.
Liiton jäsenenä saat lakineuvontaa sekä työhön että yksityiselämään liittyvissä oikeudellisissa asioissa.
