Tapahtumien ja koulutusten tietosuojaseloste kertoo, miten Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry (jäljempänä YKA) kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten yhteydessä.

1. Rekisterin pitäjä ja yhteyshenkilö

Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry
Mikonkatu 8 A, 9. krs
00100 Helsinki
010 231 0350 (ma–pe klo 9–15)
jasenasiat@yka.fi
Yhteyshenkilö: Simo Pöyhönen simo.poyhonen@yka.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään YKAn tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedot kerätään ja käsitellään tapahtuma- ja koulutusilmoittautumisten hallinnoimiseksi. Jos ilmoittautuja on YKAn jäsen, kerättyä tietoa käytetään myös liiton oman toiminnan ja palveluiden seuraamiseen, markkinointiin ja kehittämiseen.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.

4. Rekisterin tietosisältö

Tapahtumien ja koulutusten ilmoittautumisen yhteydessä YKA käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• Osallistujan perustiedot: nimi, mahdollinen YKAn jäsennumero, sähköpostiosoite, tilanne työmarkkinoilla (vain koulutukset).
• Tapahtumakohtaisesti koordinointiin tarvittavia lisätietoja, kuten osallistujan puhelinnumero, ruokavaliot ja allergiat, ennakkokysymykset. Tietoja ei tallenneta jäsenrekisteriin.
• Muista kuin jäsenistä kerätään osassa koulutuksista seuraavat tiedot TJS-tuen raportointia varten: Sukupuoli, äidinkieli, koulutusaste ja ikä.
• Osallistuiko henkilö tapahtumaan.
• Mahdolliset tapahtumista otetut valokuvat.

5. Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin, joko rekisteröidyiltä itseltään tai kanssajärjestäjiltä.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa YKAn yhteistyökumppaneille seuraavasti:

• Kouluttajille ja koulutuksen järjestäjille välitetään osallistujista koulutuksen toteuttamiseksi tarvittavat tiedot.  
• TJS Opintokeskukselle mahdollisten koulutustukihakemuksen käsittelyyn.
• YKAn omille jäsenyhdistyksille, mikäli YKA toimii jäsenyhdistyksen tapahtuman ilmoittautumisten vastaanottajana.

7. Tietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötiedot tallennetaan pääsääntöisesti YKAn tapahtumahallintajärjestelmä Lyytiin. Joidenkin tilaisuuksien kohdalla ilmoittautumiset kerätään Surveypal tai Webropol -palveluihin. Kaikkiin järjestelmiin on pääsy vain järjestelmiin käyttäjiksi rekisteröidyillä YKAn työntekijöillä. Järjestelmistä henkilötiedot voidaan järjestelyjen takia tallentaa väliaikaisesti myös YKAn suljettuun Sharepoint-palveluun. Tapahtuman vastuuhenkilö vastaa siitä, että yli 12 kuukautta vanhojen tapahtumailmoittautumisten osalta henkilötiedot poistetaan kaikista ilmoittautumisjärjestelmistä.

Mahdolliset paperiset osallistujalistat ovat tapahtumassa vain vastuuhenkilöllä. Osallistujalistat hävitetään tapahtuman jälkeen tietosuojaturvallisesti.

Tapahtuman jälkeen henkilötiedot siirretään jäsentapahtumien osalta tapahtumahallintajärjestelmistä YKAn jäsenrekisteriin palvelumerkintöinä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Rekisteröidyn suostumuksella käsiteltyjen henkilötietojen osalta on milloin tahansa mahdollista peruuttaa annettu suostumus. Tietoja ei sen jälkeen käsitellä, mikäli käsittelyyn ei ole olemassa muuta oikeusperustetta. Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät verkkosivulta http://www.tietosuoja.fi/fi/

10. Tiedon korjaaminen ja yhteydenotot

YKA korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti havaitsemansa rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Rekisteröity voi itse korjata ja/tai muuttaa ilmoittautumisjärjestelmään antamiaan tietoja vahvistusviestissä olevan linkin kautta tai tietojen siirryttyä jäsenrekisteriin, YKAn rekisterivastaavan kautta.

11. Rekisteriselosteen muuttaminen

YKA pidättää oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta. Viimeisin versio on aina saatavilla YKAn verkkosivuilla osoitteessa https://yka.fi/tapahtumien-ja-koulutusten-rekisteriseloste/