Palvelumme → Jäsenyys → Jäsenten tietosuoja → Toimintamalli rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi
Tämän ohjeen tarkoituksena on määritellä ne pääperiaatteet, joiden mukaisesti Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:ssä toimitaan henkilötietojen tarkastuspyyntöjen ja poistamisen osalta.
Ohje sitoo Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n kaikkia työntekijöitä ja luottamushenkilöitä.
Henkilötietojen tarkastuspyyntöjä ja poistamista koskevalla ohjeella pyritään varmistamaan, että Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:ssä noudatetaan asian osalta voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä parhaita käytäntöjä.
Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry noudattaa soveltuvaa lainsäädäntöä sekä sisäisiä ohjeistuksia rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista sääntelevät muun muassa seuraavat säädökset, jotka on huomioitu ohjeistusta laadittaessa:
Lisäksi rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat seuraavat sisäiset politiikat ja ohjeistukset:
Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry tekee tarvittavia muutoksia ohjeistukseen ja prosesseihin, mikäli asiaa koskevassa sääntelyssä tapahtuu muutoksia.
3.1 Tietojen tarkastuspyynnöt
Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat, henkilörekisteriin talletetut tiedot. Tarkastuspyynnöt pyydetään toimittamaan kirjallisesti osoitteeseen:
tietosuojavastaava@yka.fi
Pyynnön perusteella tietosuojavastaava arvioi pyynnön tekijän oikeuden tietojen tarkastamiseen. Mikäli pyyntö on oikeutettu, tietosuojavastaava vastaa tietojen keräämisestä ja luovuttamisesta rekisteröidylle. Tietosuojavastaava vastaa tehtyjen tarkastuspyyntöjen dokumentoinnista.
3.2 Tietojen korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Jos kyseessä on selvä ja yksinkertainen virhe (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite), eikä oikaistun tiedon paikkansapitävyydestä jää järkevää epäilystä, Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n jäsenpalvelu / esihenkilö (riippuen pyynnön esittäjästä) oikaisee virheellisen tiedon ja kirjaa mitä tietoa on korjattu ja missä rekisterissä olevia tietoja vaatimus koskee. Tieto korjauksesta, sen pyytäjästä ja korjauksen tekijästä säilytetään kussakin yksikössä. Epäselvissä tilanteissa pyynnön vastaanottaja voi kääntyä tietosuojavastaavan puoleen.
3.3 Henkilötietojen poistaminen
3.3.1 Oikeus saada tiedot poistetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin lainsäädännössä asetetuista perusteista täyttyy. Henkilötietojen poistamista koskevat pyynnöt pyydetään toimittamaan kirjallisesti osoitteeseen:
Henkilötietojen poistamisesta seuraavat toimenpiteet arvioidaan tietosuojavastaavan toimesta tapauskohtaisesti. Tietosuojavastaava varmistaa, että näiltä osin menetellään lainmukaisesti.
3.3.2 Tarpeettomien tietojen poistaminen
Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. Henkilötietoja säilytetään muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Tietojen poistamisen tarpeellisuutta arvioidaan erikseen kunkin tiedon kohdalla.
Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n henkilöstö vastaa yhdessä tietosuojavastaavan kanssa tietojen asianmukaisesta poistamisesta.
3.4 Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista edellyttäen, että jokin lainsäädännössä asetetuista perusteista täyttyy. Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt pyydetään toimittamaan kirjallisesti osoitteeseen:
Henkilötietojen rajoittamisesta seuraavat toimenpiteet arvioidaan tietosuojavastaavan toimesta tapauskohtaisesti. Tietosuojavastaava varmistaa, että näiltä osin menetellään lainmukaisesti.
3.5 Ilmoitus toteutetuista henkilötietojen oikaisuista, poistoista ja käsittelyn rajoituksista
Rekisterinpitäjä ilmoittaa tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
3.6 Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että lainsäädännössä asetetut perusteet täyttyvät. Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista. Henkilötietojen siirtämistä koskevat pyynnöt pyydetään toimittamaan kirjallisesti osoitteeseen:
Henkilötietojen siirtämisestä seuraavat toimenpiteet arvioidaan tietosuojavastaavan toimesta tapauskohtaisesti. Tietosuojavastaava varmistaa, että näiltä osin menetellään lainmukaisesti.
Kaikkien työntekijöiden velvollisuutena on noudattaa Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n sisäisesti sopimia sääntöjä. Jotta tämä toteutuisi, esihenkilöt vastaavat sisäisten sääntöjen toimeenpanosta.
Toimeenpanon toteutus sisältää kaikki toimet, jotka ovat tarpeellisia sekä sisäisten sääntöjen viestinnän että käytännön toteutuksen kannalta. Sisäisten sääntöjen toimeenpano toteutetaan ensisijaisesti asianmukaisella viestinnällä ja koulutuksilla, mutta toimet voivat vaihdella riippuen mahdollisista vaikutuksista teknisiin ratkaisuihin.
Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n solmimissa sopimuksissa pyritään mahdollisuuksien mukaan varmistamaan, että myös yhteistyökumppanit ja muut Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n puolesta toimivat sitoutuvat Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n sisäisiin sääntöihin.
Ohjeistuksen ajantasaisuus arvioidaan vuosittain. Arvioinnin perusteella sisältöä päivitetään tarpeen mukaan.
Mikäli asiaa koskevassa sääntelyssä tai Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n toiminnassa tapahtuu muutoksia, ohjeistuksen sisältöä on mahdollista päivittää aina, kun se on tarpeellista. Asian arviointi ja sisällön päivitys on tietosuojavastaavan vastuulla.
Toiminnanjohtaja ja tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@yka.fi
