Henkilötietojen käsittelyohjeet jäsentapahtumissa

1. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Jäsentapahtumiin (tai vastaaviin) liittyen käsitellään tapahtumailmoittautumisia. Tiedot ovat luottamuksellisia. Tapahtumailmoittautumisista voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• Etunimi
• Sukunimi
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Erityisruokavalio
• Uratilanne
• Syntymäaika tai jäsennumero
• Osallistuiko henkilö tapahtumaan

Miksi yllä mainitut tiedot kerätään tapahtumailmoittautumisen yhteydessä?

• Jäsenyyden tai osallistumisoikeuden varmistamiseksi sekä tapahtumaviestintää, ruokatarjoilua ja tilatarvetta varten
• Tapahtumaan osallistumistieto kerätään palveluiden kehittämiseksi ja tulevaisuudessa palvelun räätälöimiseksi sekä palautekyselyitä varten
• Uratilannetieto kerätään palveluiden kehittämiseksi ja tulevaisuudessa palvelun räätälöimiseksi.

2. HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT

• Ilmoittautumisia käsittelevät Webropol- tai Lyyti-järjestelmän käyttäjät eli tapahtumajärjestäjät ja niiden järjestelyissä mukana olevat henkilöt, jotka ovat kaikki YKAn henkilökunnan jäseniä.
• Henkilötietoja eli tieto osallistumisesta voidaan antaa YKAn sellaiselle jäsenjärjestölle, jonka jäsen ko. henkilö on.

3. ERITYISTÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ TÄSSÄ TOIMINNOSSA

• Tila- ja cateringpalveluille ei anneta henkilötietoja, ainoastaan henkilömäärät ja erityisruokavaliot (ei mitään henkilötietoja, esim. nimiä). Poikkeuksena ovat sellaiset tilat, joihin järjestäjä edellyttää henkilöstön tunnistautumista, esimerkiksi julkiset rakennukset.
• Palautteet kerätään nimettömästi. Mikäli joku henkilö on silti laittanut palautteeseen nimensä, tulee nimi poistaa palautteista sen jälkeen, kun on tarvittaessa ollut yhteydessä jäseneen palautteen osalta.

4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

• Ilmoittautumistietoja säilytetään ensisijaisesti Webropol- tai Lyyti-järjestelmissä, YKAn verkkosivuston tapahtumanhallintajärjestelmässä tai Google Forms -palvelussa. Tietoja on mahdollista säilyttää myös henkilökohtaisella kannettavalla.
• Ilmoittautumisista ja osallistumisista tehdään palvelumerkintä YKAn jäsenrekisteriin.
• Tapahtuman käytännön järjestelyistä vastannut henkilö vastaa siitä, että yli 12 kuukautta vanhojen tapahtumailmoittautumisten osalta henkilötiedot poistetaan järjestelmistä ja YKAn työntekijän omalta laitteelta.