Siirry pääsisältöön

Henkilötietojen käsittelyohjeet jäsentapahtumissa

Palvelumme → JäsenyysJäsenten tietosuoja → Henkilötietojen käsittelyohjeet jäsentapahtumissa

1. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Jäsentapahtumiin (tai vastaaviin) liittyen käsitellään tapahtumailmoittautumisia. Tiedot ovat luottamuksellisia. Tapahtumailmoittautumisista voidaan kerätä seuraavia tietoja:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Erityisruokavalio
  • Uratilanne
  • Syntymäaika tai jäsennumero
  • Osallistuiko henkilö tapahtumaan

 

Miksi yllä mainitut tiedot kerätään tapahtumailmoittautumisen yhteydessä?

  • Jäsenyyden tai osallistumisoikeuden varmistamiseksi sekä tapahtumaviestintää, ruokatarjoilua ja tilatarvetta varten
  • Tapahtumaan osallistumistieto kerätään palveluiden kehittämiseksi ja tulevaisuudessa palvelun räätälöimiseksi sekä palautekyselyitä varten
  • Uratilannetieto kerätään palveluiden kehittämiseksi ja tulevaisuudessa palvelun räätälöimiseksi.

 

2. HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT

  • Ilmoittautumisia käsittelevät Webropol- tai Lyyti-järjestelmän käyttäjät eli tapahtumajärjestäjät ja niiden järjestelyissä mukana olevat henkilöt, jotka ovat kaikki YKAn henkilökunnan jäseniä.
  • Henkilötietoja eli tieto osallistumisesta voidaan antaa YKAn sellaiselle jäsenjärjestölle, jonka jäsen ko. henkilö on.

 

3. ERITYISTÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ TÄSSÄ TOIMINNOSSA

  • Tila- ja cateringpalveluille ei anneta henkilötietoja, ainoastaan henkilömäärät ja erityisruokavaliot (ei mitään henkilötietoja, esim. nimiä). Poikkeuksena ovat sellaiset tilat, joihin järjestäjä edellyttää henkilöstön tunnistautumista, esimerkiksi julkiset rakennukset.
  • Palautteet kerätään nimettömästi. Mikäli joku henkilö on silti laittanut palautteeseen nimensä, tulee nimi poistaa palautteista sen jälkeen, kun on tarvittaessa ollut yhteydessä jäseneen palautteen osalta.

 

4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

  • Ilmoittautumistietoja säilytetään ensisijaisesti Webropol- tai Lyyti-järjestelmissä, YKAn verkkosivuston tapahtumanhallintajärjestelmässä tai Google Forms -palvelussa. Tietoja on mahdollista säilyttää myös henkilökohtaisella kannettavalla.
  • Ilmoittautumisista ja osallistumisista tehdään palvelumerkintä YKAn jäsenrekisteriin.
  • Tapahtuman käytännön järjestelyistä vastannut henkilö vastaa siitä, että yli 12 kuukautta vanhojen tapahtumailmoittautumisten osalta henkilötiedot poistetaan järjestelmistä ja YKAn työntekijän omalta laitteelta.

Lisätietoa

Meri Tennilä