Työnantaja täyttää lain edellyttämän huolellisuusvelvoitteensa tarjoamalla työntekijälle tämän sähköpostiviestinnän suojaamiseksi tarpeellisia toimenpiteitä.
Arto Vainio
Sähköpostin käyttöä työpaikalla sääntelee usea laki. Työnantajan oikeudesta hakea ja avata työnantajalle kuuluvia mutta työntekijälle osoitettuja sähköposteja on säädetty laissa yksityisyyden suojasta työelämässä. Se turvaa työntekijälle kuuluvien, luottamuksellisten sähköpostiviestien salaisuuden eikä työnantajan oikeus hakea ja avata työntekijän sähköpostiviestejä koske työntekijän yksityisiä viestejä. Työntekijän yksityisten viestien ja viestintäsuhteiden luottamuksellisuus perustuu viime kädessä perustuslakiin eikä työnantajalla ole edes työnjohto-oikeutensa perusteella oikeutta loukata tätä yksityisyyttä. Laki kuitenkin mahdollistaa tietyin edellytyksin työnantajalle välttämättömien työviestien saamisen työnantajan käyttöön työntekijän ollessa estyneenä.
Ensimmäinen edellytys on laissa asetetun huolellisuusvelvoitteen täyttäminen. Työnantaja täyttää lain edellyttämän huolellisuusvelvoitteensa tarjoamalla työntekijälle tämän sähköpostiviestinnän suojaamiseksi tarpeellisia toimenpiteitä, kuten sähköpostijärjestelmän automaattista vastaustoimintoa tai mahdollisuutta ohjata työntekijälle tulevat viestit toiselle. Riittävää on, että työnantaja tarjoaa lain mukaisia vaihtoehtoja työntekijälle.
Mikäli työntekijä antaa toiselle henkilölle oikeuden viestiensä lukemiseen, ei työnantaja saa hakea ja avata työntekijän sähköposteja.
Työnantaja ei voi koskaan saada tietoja työntekijän sähköpostiviesteistä tämän ollessa paikalla. Työnantajan ja työntekijän olisikin pyrittävä sopimaan sähköpostiviestien avaamisesta jo ennen työntekijän mahdollista poissaoloa. Säännösten lähtökohtana on, että viestien selville saaminen ja avaaminen perustuisivat työntekijän suostumukseen. Työnantajalla on työsuhteen aikana kuitenkin mahdollisuus tarkastaa liiketoimintaansa liittyvät viestit työntekijän poissaolon aikana silloinkin, kun työntekijän suostumusta ei ole saatu etukäteen, jos tiedonsaanti on välttämätöntä työnantajan toiminnan jatkumisen turvaamiseksi.
Työnantajalla on oikeus saada tietoja vain sellaisista työnantajalle kuuluvista työntekijän sähköpostiviesteistä, jotka ovat tulleet työntekijälle sen jälkeen, kun tämän poissaolo on alkanut sekä välittömästi ennen tämän poissaoloa lähettämistä tai vastaanottamista viesteistä. Arvio siitä, kuuluko sähköpostiviesti työnantajalle, on tehtävä viestin lähettäjää ja vastaanottajaa koskevien tunnistamistietojen tai viestin otsikkokentästä ilmenevien tietojen perusteella.
Työnantajan oikeus ryhtyä työnantajalle kuuluvien työntekijän sähköpostiviestien hakemiseen edellyttää lisäksi, että työntekijä hoitaa itsenäisesti tehtäviä työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan selville. Viestien hakemiseksi vaaditaan edelleen, että työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu. Lisäksi työntekijän on oltava tilapäisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään eikä asian selvittäminen ei kestä viivytystä.
Viestin avaamisen edellytykset ovat peruspiirteiltään samat kuin viestin esille hakemisen edellytykset. Ennen avaamista työnantajan on pyrittävä saamaan yhteys työntekijään tai viestin lähettäjään, ja saamaan tätä kautta tieto viestin sisällöstä. Jos tämä ei ole mahdollista, työnantaja voi avata viestin, mikäli viestin tunnistetietojen perusteella on ilmeistä, että kyseessä on työnantajalle kuuluva viesti. Viestin avaamiseen osallistuneet ja viestiä käsitelleet henkilöt eivät saa ilmaista viestin sisältöä sivullisille. Avattu viesti on säilytettävä, jotta jälkeenpäin voidaan arvioida, ovatko viestin avaamisen edellytykset täyttyneet. Viestin esille hakemisesta ja viestin avaamisesta on laadittava selvitys.
Työnantaja ja työntekijä voivat työsuhteen aikana sopia noudatet-tavasta sähköpostikäytännöstä työntekijän poissaolon aikana.
Paljon julkisuudessa ollut, Lex Nokiaksi kutsuttu tietosuojalaki antaa työantajalle oikeuden käsitellä tietoverkkonsa ja alaistensa sähköpostien tunnistamistietoja. Laki sallii työantajan selvittää tunnistamistiedot silloin, kun työntekijää epäillään tietoverkon luvattomasta, haitallisesta tai ohjeiden vastaisesta käytöstä. Laissa työnantajan tiedonsaantioikeus on arvioitu niin tärkeäksi, että työantajan tiedonsaanti- ja viestien käsittelyoikeus on ulotettu koskemaan myös työntekijän yksityisiä viestejä. Työnantajalla ei kuitenkaan ole oikeutta työntekijän viestiliikenteen jatkuvaan seurantaan. Seuranta on sallittua vain ongelmatapauksissa. Lakia ei toistaiseksi ole käytännössä sovellettu.
Työpaikan sähköposti ja sen käyttämisen periaatteet kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin. Työnantajan on ennen asiaa koskevaa päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluksi ja päätöksenteon jälkeen tiedotettava työntekijöille työpaikan sähköpostin käyttöön liittyvistä asioista.
Liiton jäsenenä saat lakineuvontaa sekä työhön että yksityiselämään liittyvissä oikeudellisissa asioissa.
